GUÍA DE ANÁLISIS
PROCEDIMIENTOS: Consulta rápida del precio de los productos.
ESTUDIO REALIZADO POR: Estudiantes de la Universidad Cooperativa de Colombia, V semestre de Contaduría Pública, asignatura Sistemas de Información.
Isura Esther Fino Jimenez
Kery Jhohana Barrios Álvarez
Leydy Viviana Rojas Carvajal
Luis Eduardo Duran Payares
FECHA: Mayo de 2009
•1. MISIÓN Y VISIÓN
El procedimiento facilita el cumplimiento de la misión y visión de la entidad, porque con este procedimiento se va a reducir el tiempo que invierten los vendedores en consultar los precios de productos, lo cual agilizará el proceso de la atención al cliente haciendo que estos se tornen satisfechos por la atención ofrecida.
•2. RECLAMOS DE LOS CLIENTES
Se les ha dado a conocer a los clientes internos la idea que se piensa llevar a cabo, y estos manifiestan conformismo ya que su trabajo será menos complicado.
•3. TIEMPO
Con este procedimiento se busca la reducción del tiempo en la búsqueda de precios de productos por parte de los vendedores.
El tiempo con este nuevo procedimiento es de 3 minutos, mientras que con el procedimiento manual se invertían 10 minutos.
•4. NÚMEROS DE PASOS
El número de pasos que se deben seguir para la ejecución del procedimiento son los estrictamente necesarios para cumplir el objetivo. No sobran ni faltan, ya que se analizaron con precaución para no crear malestar en las personas que los desarrollaran.
•5. SECUENCIA DEL TRABAJO
La secuencia del trabajo es de forma lógica, y esto se refleja en el buen resultado obtenido en su ejecución.
•6. DOCUMENTOS Y REQUISITOS
Para la ejecución de este procedimiento no se necesitan documentos ni formatos.
•7. FORMAS DE PAPELERIA
Para la ejecución de este procedimiento no se necesitan documentos ni formatos.
•8. PERSONAL RESPONSABLE DE LAS ACTIVIDADES
Los responsables de las actividades son personas aptas para la ejecución del procedimiento, porque tienen la experticia en desarrollarlo manualmente y para llevarlo sistematizado se les brindó una capacitación para el manejo de la base de datos, la mayoría sabe manejar un ordenador.
•9. CLIMA ORGANIZACIONAL
El clima organizacional de la entidad es satisfactorio, porque existe un buen estado de ánimo, respeto, solidaridad, honestidad y lealtad entre compañeros y jefes, además se cuenta con lo más importante; la disposición total para la aceptación al cambio.
•10. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
Los ejecutores del procedimiento son personas organizadas, es decir planean sus actividades a diario. Antes de comenzar la jornada laboral sus puestos de trabajos quedan listos para el desarrollo de sus funciones.
•11. DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO
Las tareas que se llevan a cabo para la ejecución del procedimiento, se encuentran bien distribuidas entre el personal de la empresa, evitando sobrecargas en los empleados.
•12. ESQUEMA ORGANIZATIVO
En este procedimiento no se presentan inconvenientes de tipo jerárquico, ya que es la auxiliar contable quien alimenta la base de datos y suministra la información a los vendedores, no recibe instrucciones de sus jefes para realizar dicha tarea, pues es una de sus funciones.
•13. AUTORIZACIONES Y CONTROLES
Para desarrollar el procedimiento dentro de la empresa no se necesitan autorizaciones.
Los controles se hacen a los vendedores con el fin de que éstos no alteren la información registrada en la base de datos, para lo cual se protegen las hojas de Excel utilizadas en el procedimiento.
•14. MEDIO AMBIENTE FÍSICO DEL TRABAJO
El ambiente físico donde se desenvuelven los trabajadores es el adecuado para la ejecución de sus labores.
•15. DISTRIBUCIONES FÍSICA DE LA PLANTA
La planta física de la empresa se encuentra distribuida en un local de dos pisos, generando un desplazamiento innecesario para la ejecución del procedimiento, porque la auxiliar contable es quien alimenta la base de datos y su puesto de trabajo está en el segundo piso, para actualizar la información en el ordenador utilizado por los vendedores debe trasladarse al primer piso.
•16. DISEÑO FÍSICO DEL PUESTO DE TRABAJO
Los puestos de trabajo de la auxiliar contable y de los vendedores se encuentran bien distribuidos, porque cuentan con buena visibilidad, audición, los equipos están estratégicamente ubicados y lo más importante existe comodidad y confidencialidad.
•17. DOTACIÓN PARA EL TRABAJO
La empresa se caracteriza por darles la provisión de las herramientas necesarias a sus empleados de una forma oportuna en cantidad y calidad suficiente para la buena ejecución de sus labores.
•18. TECNOLOGÍA
Si hay posibilidades que se automatice este procedimiento, por medio de la adquisición de un software contable. Que haría de éste una herramienta ágil y segura para brindar un mejor servicio al cliente.
•19. INFORMACIÓN
La información que contiene este procedimiento es la necesaria para su ejecución, pues es suministrada por la persona responsable del proceso.
•20. NORMAS
Las normas que se relacionan con el procedimiento no afectan la ejecución del mismo, puesto que son de fácil aplicación y se han venido cumpliendo desde años atrás.
•21. ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN
Ningún aspecto del entorno afecta de manera significativa el procedimiento.
•22. RELACIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS
Este procedimiento no tiene relación con otros, por lo tanto al momento de su ejecución no se ve afectado, ni afecta otros procedimientos.
•23. COSTOS
El desarrollo del procedimiento tiene como costo la compra de un ordenador, cuyo valor es de $ 1.400.000=. Para los clientes no trae ningún tipo de costos.
•24. PROCEDIMIENTO OFICIAL VS PROCEDIMIENTO REAL
El proceso real se lleva a cabo siguiendo las pautas del proceso oficial, pues fue elaborado para un fin específico y la no aplicación correcta (suprimir o incluir pasos) de éste generaría desorganización y pérdida de tiempo, información y recursos económicos.
•25. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El procedimiento descrito pertenece al manual de procedimientos del área operativa y de servicio al cliente (Consulta rápida del precio de los productos). Éste se encuentra actualizado, ya que el cargo de las personas que lo ejecutan sigue vigente, no se han creado nuevos cargos ni se han incluido pasos adicionales.
•26. OPINIONES SOBRE EL PROCEDIMIENTO
El Gerente, los clientes internos y externos se encuentran totalmente satisfechos con la aplicación de este nuevo procedimiento, pues su ejecución trae agilidad en el proceso de venta y hace que los clientes queden satisfechos por el servicio prestado y refieran nuevos clientes para que conozcan los productos ofrecidos y sean merecedores de una excelente atención personalizada.
